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Chi deve firmare la Fattura Elettronica?

La Legge 244/2007, modificata dal Decreto Legislativo 201 del 2011, ha istituito l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (articolo 1, commi 209-214). Dal 30 Marzo 2015 l’obbligo di Fatturazione Elettronica è stato esteso a praticamente tutte le Pubbliche Amministrazioni. Questo comporta una serie di oneri per l’emittente (compilazione del documento in formato xml, firma elettronica qualificata, invio al sistema di interscambio, conservazione sostitutiva) che hanno indotto molti Fornitori della PA a rivolgersi a servizi “chiavi in mano” che promettono l’assolvimento di tutti gli obblighi a costi, a volte, tutt’altro che economici (sia attraverso portali internet che, più tradizionalmente, attraverso la trasmissione di dati cartacei). Le conseguenze di questa scelta, però, sono a volte sottovalutati e possono esporre a gravi rischi.

Un passaggio fondamentale è la firma elettronica da apporre al file Fattura da inviare, e forse è lecito chiedersi innanzi tutto chi deve firmare digitalmente la Fattura Elettronica? E non è una domanda banale, perché alcuni (se non tutti) i servizi di fatturazione conto terzi appongono la propria firma al documento. Ma questo può considerarsi corretto?

La risposta è semplice: è corretto se noi deleghiamo l’emissione e non solo la trasmissione e la conservazione al soggetto terzo.

Esaminiamo la normativa in vigore:

DECRETO 3 aprile 2013, n. 55 Art. 5 :
Intermediari
1. Gli operatori economici possono avvalersi, attraverso accordi tra le parti, di intermediari per la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione della fattura elettronica mantenendo inalterate le responsabilita’ fiscali dell’ente emittente la fattura nei confronti delle PA.

Cioè anche se si utilizza un intermediario per la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione (quindi non per l’emissione) della fattura elettronica la responsabilità è sempre dell’emittente fattura.

Allegato B allo stesso decreto, Regole Tecniche:
4.3 PROCEDURA DI INVIO DELLA FATTURA AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
La procedura di invio della fattura vede, quali attori coinvolti:
– il fornitore;
– il SdI;
– il soggetto trasmittente (se diverso dal fornitore).
I passaggi rappresentativi si possono schematizzare nei punti seguenti:
– il fornitore predispone la fattura elettronica secondo le regole
di cui al paragrafo 2;
il fornitore stesso, o un terzo delegato ad emettere fattura per
conto di questo, appone la firma elettronica qualificata o digitale
sulla fattura predisposta
;
– il fornitore, o un terzo delegato, trasmette la fattura cosi’
generata, al SdI per mezzo dei canali e le modalita’ di cui al paragrafo 3.

Quindi la firma deve essere apposta dal fornitore o da un terzo delegato ad emettere e non solo a trasmettere e conservare la fattura elettronica. La Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.ro 18/E  del 24 Giugno 2014 è ancora più chiara:

1.3.2 Apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente
…….
Qualora il cedente o prestatore abbia incaricato il proprio cliente o un terzo di emettere per suo conto la fattura, occorre che l’origine e l’integrità del documento elettronico siano garantiti dal soggetto emittente il quale è tenuto ad apporre la propria firma elettronica qualificata o digitale. Al riguardo, occorre tener conto degli accordi intervenuti tra il cedente/prestatore ed il cliente/terzo, a seconda che questi prevedano l’invio del documento finale già redatto, oppure il semplice flusso di dati da aggregare per la compilazione del documento finale, ovvero la sua messa a disposizione. Nella prima ipotesi, l’emittente è sempre il cedente/prestatore, che deve pertanto apporre la propria firma elettronica. Nella seconda e nell’ultima ipotesi, invece, emittente è il cliente/terzo, che provvede ad aggregare i dati e, quindi, a generare il documento trasmettendolo al destinatario o mettendolo comunque a sua disposizione. È questi, di conseguenza, che dovrà apporre la propria firma elettronica. In ogni caso, occorre annotare in fattura che la stessa è stata compilata dal cliente ovvero, per conto del cedente o prestatore, dal terzo (articolo 21, comma 2, lettera n), del D.P.R. n. 633 del 1972.

In pratica un terzo può firmare la fattura solo se è incaricato ad emettere (cosa diversa da inviare e conservare) la fattura elettronica. E comunque in ogni caso, occorre annotare in fattura che la stessa è stata compilata, per conto del cedente o prestatore, dal terzo (articolo 21, comma 2, lettera n), del D.P.R. n. 633 del 1972. Quindi nel file xml va valorizzato un campo (1.6 del tracciato) con il valore “TZ”.

Ricapitolando:

la fattura elettronica deve essere firmata digitalmente dall’emittente salvo il caso in cui il cedente prestatore abbia delegato (con contratto scritto) a terzi l’emissione della fattura; la responsabilità fiscale del contenuto del documento, però, è sempre del Cedente Prestatore.

Infatti, secondo il ‘Decreto IVA’ (DPR 633/72, articolo 21, comma 1): “Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio emette fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, o, ferma restando la sua responsabilità, assicura che la stessa sia emessa, per suo conto, dal cessionario o dal committente ovvero da un terzo”.

Consigliamo perciò, a chi ha inteso delegare a terzi la trasmissione e la conservazione delle fatture di verificare con attenzione se nel contratto è prevista anche la delega all’emissione del documento; in caso contrario è obbligato a firmare il documento con il proprio dispositivo di firma.

 

 

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