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Conservazione delle Fatture Elettroniche – I chiarimenti dell’Agenzia

Con la RISOLUZIONE N. 81/E del 25 Settembre 2015 l’Agenzia delle Entrate chiarisce alcuni aspetti riguardanti la conservazione delle Fatture Elettroniche per la Pubblica Amministrazione. Esaminiamo in dettaglio i punti principali della risoluzione.

Innanzi tutto l’ADE ribadisce che le Fatture Elettroniche vanno conservate secondo le regole del D.M. 17 giugno 2014 recante “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005”, come da noi sostenuto in più di una occasione. La risoluzione poi indica come specificare, in dichiarazione dei redditi, che sono state emesse fatture elettroniche durante il periodo di imposta.

La parte più interessante, però, è quella in cui si precisa che il conservatore (eventuale) delle Fatture Elettroniche NON è il Depositario delle scritture contabili. Questo implica che lo stesso conservatore NON va indicato nel modello AA9/11, contrariamente a quanto sinora sostenuto da molti “conservatori” (pro domo loro). Questo implica anche che il Contribuente è l’unico responsabile della conservazione e della esibizione delle Fatture Elettroniche presso la propria sede o presso il Depositario delle Scritture Contabili delegato (che, ripetiamo, non è il conservatore ma spesso, ad esempio, il commercialista).
Quindi il contribuente deve garantire che “In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto”. Se il contribuente conserva le Fatture presso terzi ed il giorno della verifica, ad esempio, non funziona il collegamento internet i documenti risulteranno non esibiti (meditate, gente, meditate). La soluzione migliore, quindi, rimane secondo noi conservare da se le Fatture Elettroniche con un semplice software come NewS Archivia Fatture PA.

Riportiamo di seguito la parte essenziale della risoluzione:

Ciò premesso, il concetto di “conservazione” delle scritture contabili cui il D.P.R. n. 633 del 1972 e i relativi modelli in uso fanno riferimento – in origine riferito ai soli documenti cartacei e, quindi, sostanzialmente coincidente con il concetto di “deposito” – deve necessariamente tenere conto del processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti.
In tale processo, infatti, il conservatore è il soggetto, definito dal CAD e riportato nel manuale di conservazione, il quale opera solo il processo di “conservazione elettronica” dei documenti fiscali. Questi può, peraltro, coincidere con il contribuente, oppure può assumere la veste del depositario (ossia di colui che gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali,assume specifiche responsabilità), o può essere un soggetto terzo. In tale ultima ipotesi, oggetto della presente istanza, poiché il conservatore (“elettronico”) non è il depositario delle scritture, il contribuente non è tenuto a farne comunicazione mediante il modello AA9/11 (essendo, in ogni caso, gli estremi identificativi del conservatore riportati obbligatoriamente nel manuale della conservazione), nel presupposto che, in caso di accesso, i verificatori siano messi in condizione di visionare e acquisire direttamente, presso la sede del contribuente ovvero del “depositario” delle scritture contabili, la documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l’autenticità ed integrità delle fatture, al fine di verificarne la corretta conservazione.
Va da sé che la mancata esibizione dei documenti sopra richiamati comporta gli effetti previsti dagli articoli 39 del D.P.R. n. 600 del 1973 e 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.

 

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