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Conservazione della PEC (Posta Elettronica Certificata) ai fini legali

In questo articolo vedremo che conservare “a norma” i messaggi di PEC (Posta Elettronica Certificata) in modo che conservino il loro valore legale è estremamente semplice. Basta infatti:

  • per i messaggi inviati, salvare in una cartella la RICEVUTA DI CONSEGNA in formato eml
  • per i messaggi ricevuti, salvare in una cartella il MESSAGGIO stesso in formato eml

La PEC

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento di comunicazione informatico simile alla Posta Elettronica che tutti conosciamo, ma che garantisce maggiore sicurezza oltre che un sistema di inoltro e ricezione certificato che la rende utilizzabile per scopi legali. Definita per la prima volta nel Codice per l’Amministrazione Digitale (prima stesura 2005) ne è stato progressivamente ampliato l’utilizzo con l’obiettivo di semplificare e dematerializzare la comunicazione tra cittadini, imprese e Pubblica Amministrazione.

Attualmente l’indirizzo PEC è obbligatorio per i Professionisti, le Imprese e la PA. Infatti esiste un Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC) che è possibile consultare per conoscere la PEC di Imprese e Professionisti (https://www.inipec.gov.it/). Per la Pubblica Amministrazione abbiamo invece l’IPA (http://indicepa.gov.it/documentale/index.php) dove è possibile cercare e trovare tutti i dati essenziali per ogni singola unità operativa.

Valore Legale della PEC

Dal punto di vista legale, la PEC è assimilabile ad una Raccomandata con ricevuta di ritorno cartacea inviata tramite Posta. Infatti nel citato Codice per l’Amministrazione Digitale si legge:

“La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68. Le amministrazioni pubbliche pubblicano nei propri siti un indirizzo istituzionale di posta elettronica certificata a cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta ai sensi del presente codice.”

Nel caso di PEC contenenti allegati, l’Art. 3, Comma 4, del DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI del 13 novembre 2014 recita:

Nel caso di documento informatico formato ai sensi del comma 1, lettera a), le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate da una o più delle seguenti operazioni:
……
c) il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa;
…..


Quindi un documento allegato ad un messaggio PEC è considerato, per legge, integro ed immodificabile.

Ai fini della validità legale delle comunicazioni inoltrate tramite PEC però si tenga presente che non esiste un indirizzo PEC univocamente associabile al singolo cittadino, a meno che il cittadino stesso non lo comunichi in modo esplicito all’interlocutore. Questo significa che se io, privato cittadino, uso la mia casella PEC per inoltrare una comunicazione alla PA, la PA stessa è obbligata a rispondermi allo stesso indirizzo e la corrispondenza assume validità legale, ma non sono obbligato a comunicare la mia PEC in sostituzione del mio indirizzo anagrafico.

Questo invece non vale per le Imprese, i Professionisti e la PA che hanno l’obbligo della PEC: in questo caso, visto che l’indirizzo è disponibile attraverso elenchi pubblici, ogni comunicazione tramite Posta Certificata è perfettamente valida ai fini legali. Si tenga presente che alcune caselle PEC permettono l’invio e la ricezione di messaggi da e verso indirizzi di posta elettronica ordinaria: questa prassi è però decisamente sconsigliata. Infatti ingolfa inutilmente lo spazio dedicato alla casella PEC (che è limitato) e non ha nessun valore pratico.

Come funziona la PEC

In sostanza quando si invia o si riceve un messaggio PEC il Gestore accreditato tiene traccia della comunicazione attraverso un meccanismo informatico che ne garantisce il mittente, il destinatario, la data ed ora di invio/ricezione, l’integrità e l’immodificabilità del messaggio stesso. Queste informazioni risiedono sui server dei Gestori che ne assicurano la conservazione almeno per 30 mesi. In realtà, se non si cambia gestore di PEC e non si supera il limite di spazio della casella stessa, i messaggi saranno conservati senza limiti temporali.

Tuttavia se l’utente cancella (anche per errore) un messaggio PEC dalla sua casella di posta le informazioni saranno irrimediabilmente perdute. E’ necessario, quindi, comprendere come si possa conservare in modo legale e sicuro i messaggi di PEC indipendentemente dal gestore. Per i nostri esempi useremo il Software di Posta Elettronica Open Source Thunderbird, che è gratuito, potente ed affidabile. Ma i principi esposti valgono per qualsiasi client di posta ed anche per la consultazione via WEB.

L’invio di una PEC

Quando si invia una PEC, come per qualsiasi messaggio di posta elettronica, è possibile allegare un documento di qualsiasi tipo:

PEC con Allegato

Dopo l’invio il gestore di PEC ci risponde con DUE messaggi:

Ricevute di un messaggio PEC inviato

L’ACCETTAZIONE certifica che il messaggio è stato, appunto, accettato dal sistema ed inoltrato alla casella del destinatario. La CONSEGNA invece che il messaggio è stato effettivamente depositato presso la casella PEC del destinatario:

Ricevuta di Consegna della PEC

La ricevuta di consegna, inoltre, contiene due allegati:

Allegati alla ricevuta di consegna

un file daticert.xml che contiene i dati della ricevuta in formato, appunto, xml. Ed il file postacert.eml che contiene il messaggio originale, compreso l’allegato. La ricevuta, inoltre, è firmata digitalmente dal gestore e la firma si può evidenziare con un clic sulla busta in alto a destra:

pec_06

 

Ecco la firma del Gestore:

Firma e Certificazione del Gestore di Posta

Quindi la ricevuta di consegna è un Documento Informatico provvisto di Firma Digitale che ne garantisce immodificabilità e di integrità; inoltre contiene il messaggio originale e gli allegati, quindi garantisce il valore legale anche di questi elementi. Ne consegue che ai fini della conservazione dei messaggi inviati, basta considerare SOLO la ricevuta di consegna.

 

Ricezione di una PEC

Qui le cose sono più semplici. Il messaggio ricevuto, infatti, contiene il messaggio originale, gli allegati eventuali ed il file daticert.xml. Inoltre anche questo è firmato digitalmente dal Gestore, quindi basta conservare il Messaggio stesso.

Come si conserva la PEC

Per quanto abbiamo detto può essere conveniente salvare sul proprio PC i messaggi di PEC ai fini della conservazione. Il formato standard per la Posta Elettronica si chiama eml ed è possibile, tramite i comandi disponibili sul client di posta usarlo per la memorizzazione in locale. Con Thunderbird è sufficiente selezionare il messaggio, aprire il Menu contestuale e selezionare “salva come”:

Salvataggio in locale di una PEC

Il nome del file contiene l’oggetto della mail, quindi si consiglia di specificare nell’oggetto, in modo dettagliato, i dati identificativi del messaggio.

Della conservazione della PEC all’interno della gestione documentale ci occuperemo in un successivo articolo.

 

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