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Conservazione delle Fatture Elettroniche in Standard SinCRO

Lo standard SinCRO (Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali – UNI 11386:2010) è lo standard nazionale riguardante la struttura dell’insieme dei dati a supporto del processo di conservazione sostitutiva dei Documenti Informatici (che comprendono le Fatture Elettroniche). Le specifiche tecniche sono descritte nel DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013, esattamente all’Allegato 4.
Non è nostra intenzione spiegare nel dettaglio le struttura tecnica di un Pacchetto di Archiviazione: chi è interessato può consultare l’allegato citato. Piuttosto cercheremo di capire su quali criteri si basa e perché questo standard garantisce l’integrità e la non modificabilità dei documenti archiviati.

Il Pacchetto di Archiviazione

Un Pacchetto di Archiviazione non è che una cartella informatica memorizzata su un supporto leggibile attraverso un Computer (Hard Disk, Chiave USB, CD Rom, Condivisione di Rete, Cloud, FTP etc.). La Cartella deve contenere almeno:

  • i Documenti oggetto della conservazione, in uno dei formati specificati nell’allegato 2 del Decreto (praticamente tutti i formati più diffusi in ambito informatico)
  • l’Indice del Pacchetto di Conservazione (IPdA)
  • un file contenente i metadati dei documenti oggetto della conservazione, che permetta la ricerca e l’estrazione per diverse chiavi, come previsto dall’Articolo 3 del DECRETO 17 giugno 2014 del Ministero dell’Economia (solo nel caso di documenti validi ai fini fiscali)

Questo è un esempio:

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L’indice del Pacchetto di Archiviazione (IPdA)

Nel Decreto l’IPdA è definito come segue:
L’IPdA è l’evidenza informatica associata ad ogni PdA (Pacchetto di Archiviazione), contenente un insieme di informazioni articolate come descritto nel seguito. Deve essere corredato da un riferimento temporale e dalla firma digitale o firma elettronica qualificata del soggetto che interviene nel processo di produzione del pacchetto di archiviazione. Entrando nel dettaglio, all’interno dell’elemento IPdA si trovano le seguenti strutture:

  • informazioni generali relative all’indice del pacchetto di archiviazione;
  • informazioni inerenti il Pacchetto di Archiviazione;
  • indicazione di uno o più raggruppamenti di uno o più file che sono contenuti nel PdA. Ogni elemento file contiene l’impronta attuale dello stesso, ottenuta con l’applicazione di un algoritmo di hash e un’eventuale impronta precedentemente associata ad esso: in questo modo è possibile ad esempio gestire il passaggio da un algoritmo di hash diventato non più sicuro ad uno più robusto;
  • infine, informazioni relative al processo di produzione del PdA.

Tralasciando le informazioni generali, di facile comprensione, esaminiamo gli elementi caratteristici di ciascun file, in questo segmento dell’Indice:

 

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Per ogni file contenuto nel pacchetto di archiviazione l’Indice riporta tre informazioni fondamentali:

  • la Data di Chiusura (data di compilazione dell’Indice)
  • il nome del file
  • l’impronta informatica

L’Impronta Informatica di un file è una sequenza di caratteri generata da un algoritmo e collegata univocamente al file stesso. Questo significa che un file ha una ed una sola impronta informatica e che una impronta informatica è riconducibile ad uno ed un solo file. Quindi per verificare se un file è stato modificato DOPO la creazione dell’Indice (che essendo firmato ed associato ad una marca temporale ha data certa) basta confrontare la sua impronta informatica con quella contenuta nell’indice: se non coincidono il file è stato modificato.

Esistono svariati programmi gratuiti che permettono il calcolo di una impronta informatica, quindi il controllo è piuttosto semplice. Nel caso in esempio l’impronta è calcolata secondo l’algoritmo SHA-256, ma esistono altre modalità di calcolo altrettanto affidabili.

Ricapitolando: l’Indice del Pacchetto di Archiviazione, che è firmato ed ha data certa, contiene l’impronta informatica di ogni file contenuto nel pacchetto stesso e questo ne assicura la non modificabilità nel tempo.

I Documenti Informatici

Quanto scritto per le Fatture Elettroniche vale anche per un Documento Informatico Generico: in questo caso è necessario associare al Documento una classificazione ed una serie di Metadati descritti nell’Allegato 5 del DCPM citato. Con questo sistema è possibile archiviare a norma di legge qualsiasi tipo di documento valido ai fini fiscali (Registri Iva, Libro Giornale, Libro Inventari etc.).

Termini di conservazione

"Ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del D.M. 17.06.14 (che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994) la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi” (Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate 46/E del 10 Aprile 2017).

Software per la Conservazione

Come abbiamo visto le regole tecniche relative alla conservazione a norma dei Documenti Informatici e delle Fatture Elettroniche sono abbastanza semplici. Se si intende conservare autonomamente i propri documenti informatici senza affidarsi a costosi e non sempre affidabili servizi esterni basta un software con costi molto accessibili come i nostri NewS Archivia e NewS Archivia Pro.

Anche i nostri software per l’emissione della Fattura Elettronica comprendono l’archiviazione sostitutiva a norma nello standard SinCRO.

Riferimenti

DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013
DECRETO 17 giugno 2014 del Ministero dell’Economia
Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate 46/E del 10 Aprile 2017
Conservazione a norma SinCRO nei pacchetti NewS

Permalink link a questo articolo: http://www.softcombn.com/nfree/2017/11/conservazione-delle-fatture-elettroniche-in-standard-sincro/