Come salvare i dati…..

x-default… e risparmiarsi brutte sorprese.

Da che mondo e mondo (oppure, se volete da che informatica è informatica…) l’uomo ha sempre riposto una incrollabile fiducia nell’affidabilità delle apparecchiature elettroniche. All’utente medio, infatti, la possibilità che qualcosa vada storto sembra ai limiti dell’assurdo. Ma, purtroppo, non è così. Come ogni altra cosa, uno strumento elettronico può rompersi: e questo accade molto più spesso di quanto sia lecito aspettarsi.

Certo se a lasciarci è, ad esempio, un telefonino perdiamo al massimo la rubrica dei numeri. Ma se ad esalare l’ultimo respiro è il nostro amato PC rischiamo di gettare al vento (oltre a tutto il resto…) anni di documenti contabili, i saldi dei Clienti e dei Fornitori, le chiusure Iva e compagnia cantando. Decisamente non è una bella prospettiva. Ma basta seguire alcune piccole, semplici, regole per evitare tragedie di questo tipo. Vediamo come.

Il Backup (o Copia di Sicurezza)

In informatica chiamiamo Backup una copia di dati eseguita periodicamente per motivi di sicurezza. Questa copia ci permette di ripristinare, in caso di malfunzionamenti, la situazione ad una certa data senza perdere alcuna informazione. Per eseguire in modo corretto una copia di sicurezza le domande da porsi sono sostanzialmente tre:

  • cosa copiare
  • ogni quanto tempo
  • dove copiare

Cosa copiare dipende dal tipo di lavoro che facciamo con il PC. Se usiamo un gestionale, ovviamente i dati contabili. Poi la cartella dei Documenti, quella delle Foto. Se usiamo un programma di Posta Elettronica, l’archivio della posta. In realtà non è semplice individuare le cartelle da includere in un Backup: va stabilito caso per caso, magari con l’aiuto di un amico esperto.

Ogni quanto tempo è più semplice da stabilire: dipende dalla mole di lavoro. Se la mia attività comporta la gestione di pochi documenti, allora anche una volta al mese va bene. Nei casi più comuni, gli archivi del Gestionale vanno copiati almeno una volta alla settimana. Se il lavoro è tanto, anche tutti i giorni.

Dove copiare: sembra ovvio, ma bisogna copiare i dati su un supporto magnetico diverso da quello su cui risiedono normalmente. Molti eseguono il Backup su una cartella dello stesso disco del PC con il risultato che, se si rompe il disco si perdono i dati ed anche il backup. La soluzione è un disco diverso: una Pen Drive, un disco esterno USB, un disco di rete, in certi casi anche il Cloud di Internet.

Gli archivi delle versioni di NewS

NewS utilizza archivi nel formato di Access (2003 o 2010). Di solito è presente sia il file dell’applicazione (in formato .mde oppure .accdr) sia il file dell’archivio (in formato .mdb oppure .accdb). Quello che va assolutamente salvato è il file dell’archivio, che contiene tutti i dati contabili. Ma dov’è il file dell’archivio?

  • NewS Free utilizza un archivio fisso chiamato NewSFreeData.mdb nella cartella c:\newsfree; il percorso completo è dunque c:\newsfree\newsfreedata.mdb
  • NewS 8 Free utilizza un archivio fisso chiamato NewSFreeData8.accdb nella cartella c:\newsdb; il percorso completo è dunque c:\newsdb\NewSFreeData8.accdb
  • NewS Pro utilizza di norma l’archivio NewSProData.mdb nella cartella c:\newspro; il percorso completo è dunque c:\newspro\newsprodata.mdb; nelle installazioni di rete, però, il percorso può essere diverso a seconda che si tratti di un PC Client o Server

Per avere la sicurezza di non perdere informazioni, è indispensabile salvare periodicamente uno di questi file, a seconda dell’applicazione che si sta utilizzando.

Copie di Sicurezza Automatiche

NewS Free e NewS 8 Free implementano procedure di copia di sicurezza automatiche. Periodicamente (il periodo è configurabile) i programmi eseguono copie di sicurezza degli archivi senza intervento dell’utente. Queste copie, però, risiedono in cartelle sullo stesso disco dell’Applicazione (c:\newsfree\backup per NewS Free, c:\newsdb\backup per NewS 8 Free), quindi è necessario configurare la cartella in modo che si utilizzi un altro supporto magnetico, oppure includere queste cartelle nella strategia di backup se si desidera anche una copia storica degli archivi. Nei manuali d’uso delle procedure è possibile approfondire questi argomenti.

Strategie di Backup

Una buona idea sarebbe quella di salvare i dati nella rete: oggi sono disponibili gratuitamente molti servizi di storage nel cloud, segnaliamo Google Drive, Microsoft Skydrive, Dropbox. Gli inconvenienti di queste soluzioni sono, sostanzialmente:

  • si tratta di servizi proprietari che, per quanto affidabili, non sono sotto il nostro diretto controllo
  • in mancanza di connessione di rete i dati potrebbero non essere disponibili
  • il caricamento di archivi voluminosi è lento
  • per motivi di sicurezza bisognerebbe criptare i dati prima di caricarli in rete

Se invece desideriamo salvare i dati in locale, esistono miriadi di programmi gratuiti che permettono il Backup automatico. Segnaliamo, tra tutti, Cobian Backup che è semplice da usare e funziona egregiamente.