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Fattura Elettronica e Conservazione Sostitutiva

Un aggiornamento delle informazioni contenute in questo articolo è disponibile qui:

Fattura Elettronica e Conservazione: le ultime novità

Premessa

Come ormai quasi tutti gli operatori economici sanno, la Legge 244/2007, modificata dal Decreto Legislativo 201 del 2011, ha istituito l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (articolo 1, commi 209-214). Per ora questo obbligo riguarda solo una parte della PA (incluse le Scuole), ma dal 15 Marzo del 2015 sarà esteso a tutte le Amministrazioni. Queste note servono a fare chiarezza su alcuni aspetti della normativa. Queste le fonti:

Ad oggi tutta la materia è regolamentata attraverso questi documenti; per la conservazione, però, mancano ancora alcune norme attuative che speriamo presto siano rese disponibili ai cittadini. Questo articolo permette di comprendere le regole fiscali e tecniche che sono alla base del ciclo di emissione e conservazione delle fatture elettroniche.

La Fattura Elettronica

Ma come possiamo definire una Fattura Elettronica?

“una fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Da tale specifica previsione discende che, circostanza determinante per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è, di per sé, il tipo di formato originario – elettronico o cartaceo utilizzato per la sua creazione – bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa (o messa a disposizione), ricevuta ed accettata dal destinatario.” (1).

Quindi una Fattura diventa Elettronica SOLO se viene trasmessa al destinatario in formato elettronico. Ma non basta:

“Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione;” (1).

Perciò l’emittente deve garantire i requisiti richiesti per almeno dieci anni. Senza entrare nei dettagli, possiamo affermare che i requisiti di autenticità dell’origine ed integrità del contenuto sono assicurati dall’apposizione della Firma Digitale qualificata; siccome il formato elettronico di emissione può essere qualsiasi (ad es pdf, xml, file di word etc.) per soddisfare il requisito di leggibilità l’emittente deve garantire

“la disponibilità, per tutto il periodo di archiviazione, di un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico delle fatture” (1).

Ne deriva che, una volta scelto il formato, l’emittente deve garantire che, per dieci anni, sia disponibile un visualizzatore in grado di trasferire le informazioni in formato cartaceo in modo che siano intellegibili dall’uomo. La Circolare (1) specifica anche che il trattamento della Fattura (cartaceo o elettronico) può essere indipendentemente stabilito dal Fornitore o dal Cliente:

“Dalla formulazione della novellata disposizione emerge che l’emittente della fattura elettronica ne garantisce l’origine informatica e l’integrità del contenuto e procede con la diretta conservazione elettronica della fattura emessa. Il destinatario della fattura elettronica può decidere o meno di “accettare” tale processo. In particolare, qualora non lo accetti ai fini fiscali, potrà materializzare il documento – garantendone la leggibilità – invece di stabilizzarne la prova informatica attraverso un processo di conservazione elettronica.” (1).

Da questo consegue che, nella trasmissione di una Fattura Elettronica, l’emittente deve garantire la possibilità al Cliente, che decida per la conservazione cartacea, di stampare la Fattura in un formato compatibile con le norme fiscali vigenti.

La Fattura Elettronica per la Pubblica Amministrazione

La Fattura Elettronica per la PA è, dunque, un caso particolare del documento elettronico appena descritto. Infatti l’Amministrazione obbliga il Fornitore ad emettere un Documento Elettronico, con specifiche tecniche ben definite, nei casi previsti dalla legge. Quindi un Fornitore di una PA deve assicurare l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura, emessa secondo le specifiche tecniche richieste, dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. In sostanza il “Cedente / Prestatore” (per utilizzare la denominazione legale) deve:

  1. emettere la fattura in formato elettronico xml
  2. firmare il documento con una Firma Digitale qualificata
  3. trasmettere il documento al Sistema di Interscambio (SDI)
  4. conservare la fattura in formato elettronico, secondo norme ben precise, per almeno dieci anni

tutti, o una parte, di questi obblighi possono essere trasferiti ad un Intermediario Delegato, previo accordo scritto tra le parti.

La Conservazione Sostitutiva

“Ai sensi dell’articolo 1, comma 209, della legge n. 244 del 2007, è obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione” (1).

Perfetto, ma come si “conserva elettronicamente” un documento ? e qui iniziano le complicazioni. Il Decreto (4), all’articolo 3, recita:

  1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
    a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
    b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
  2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Quindi, in pratica, il nostro “pacchetto di archiviazione” oltre ai documenti informatici (nel caso specifico almeno i file xml.p7m firmati inviati a SDI) deve contenere strumenti che permettono alcune funzioni di ricerca e di estrazione. Ma non solo; il secondo comma dell’art. 5 dello stesso decreto dice che:

  • 2. In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633.

Perciò il “pacchetto di archiviazione” deve anche permettere l’estrazione e la stampa delle informazioni contenute in modo intellegibile dall’uomo. Dopodiché, nei termini previsti dalla legge (tre mesi dai termini di presentazione della Dichiarazione dei Redditi per l’anno di emissione) al pacchetto deve essere apposta la Firma Digitale ed una Marca Temporale per garantirne l’autenticità e l’integrità.

Norme Tecniche per la Conservazione

Qui entra in gioco il Decreto (3) che definisce le regole di corretta conservazione, in particolare all’allegato 2 (Formati ammissibili) ed all’allegato 3 (Specifiche Tecniche del pacchetto di conservazione). Per quanto riguarda i formati, il Decreto ne elenca un discreto numero: PDF – PDF/A,  TIFF, JPG, Office Open XML (OOXML), Open Document Format, XML, TXT, Formati Messaggi di posta elettronica. Quindi, nel caso di Fatture PA, è compreso l’XML e siamo a posto.
Per quanto riguarda il formato del “pacchetto di archiviazione”, però, cominciano le complicazioni. Infatti c’è l’obbligo di un indice del pacchetto di archiviazione, in un formato standard SInCRO – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (UNI 11386:2010). In pratica si tratta di un File in formato XML che contiene un “riassunto” del contenuto del pacchetto stesso, con informazioni specifiche di ogni documento conservato. In realtà non è nulla di eccessivamente complicato dal punto di vista informatico, se si ha già una base di dati strutturata. Ma….

Dubbi e perplessità

Da quanto abbiamo scritto, dunque, ogni pacchetto di archiviazione (da firmare digitalmente, validare tramite Marca Temporale e conservare per dieci anni) dovrebbe contenere:

  1. i file xlm firmati digitalmente delle fatture elettroniche emesse (formato xlm.p7m)
  2. un software o un documento che permetta l’estrazione e l’indicizzazione dei documenti secondo alcuni parametri richiesti dalla normativa
  3. un visualizzatore che permetta la stampa del documento in un formato intellegibile dall’uomo
  4. l’indice del pacchetto di archiviazione secondo lo standard SInCRO

però qualche domanda sorge spontanea:

  1. il Decreto (3) non elenca, tra i formati permessi, xlm.pm7 cioè il file fattura elettronica firmato; questo file è infatti leggibile solo attraverso i programmi di Firma digitale la cui disponibilità può non essere assicurata nel tempo; quindi che file includere nel pacchetto di archiviazione?
  2. è opportuno includere nel pacchetto di archiviazione anche una copia Pdf del documento, in modo da semplificare l’estrazione?
  3. tutti questi file dovranno, per forza di cose, essere aggregati in un “contenitore”: quale soluzione scegliere? Un file compresso in zip contenente tutti i dati, firmato e dotato di marca temporale soddisfa i requisiti di Legge?
  4. Come devono essere formati i documenti informatici oggetto di conservazione? Questa domanda, per niente banale, la pongono gli Avvocati Andrea Lisi e Sarah Ungaro in questo illuminante articolo

Di fronte a questi dubbi, nei gestionali NewS che prevedono la Conservazione Sostitutiva abbiamo aggiunto la possibilità di allegare ed archiviare i file che dovranno essere oggetto di conservazione (file xml firmati, copie pdf, posta elettronica). Questo garantirà all’utente la possibilità di generare il pacchetto di archiviazione senza ulteriori oneri e nel modo previsto dalla Legge non appena saranno colmate le carenze normative appena evidenziate.

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