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Fatture Elettroniche di Acquisto nei Gestionali NewS

La legge n. 205 del 27 dicembre 2017 (c.d. “legge di bilancio 2018”) ha introdotto nel nostro ordinamento un’articolata serie di novità. Tra queste, a partire dal 1° gennaio 2019, emerge l’obbligo di fatturazione elettronica per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato (cfr. l’articolo 1, comma 916, della medesima legge). Obbligo anticipato al 1° luglio 2018 per le fatture relative alle «prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese nel quadro di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture stipulato con un’amministrazione pubblica» (così l’articolo 1, comma 917, rispettivamente lettere a) e b), della legge di bilancio 2018).

E’ necessario dunque predisporre il gestionale alla decodifica ed importazione delle Fatture Elettroniche ricevute. Secondo le specifiche tecniche, è possibile ricevere le Fatture attraverso la PEC (Posta Elettronica Certificata) oppure tramite un servizio WEB. In tutti e due i casi si riceverà un file di tipo p7m (firma CADES) oppure xml firmato.

La prima operazione sarà dunque quella di importare il file ricevuto.

Importare il file p7m o xml

Per questa operazione sono disponibili due voci nel Menu

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Il funzionamento è identico. Si seleziona il file con l’apposito pulsante:

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e si procede con il tasto verde di conferma. NewS esegue alcuni controlli e, se è tutto corretto, importa il file in Archivio.

Fatture Elettroniche di Acquisto

L’archivio delle Fatture Elettroniche di Acquisto si presenta così:

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La prima Colonna a sinistra è il Numero del Documento; a seguire la Data, il Progressivo Invio, il Tipo di Documento, il Fornitore, il Cliente, l’Importo del Documento, lo Status. L’ultima colonna contiene gli allegati al documento per la conservazione. Sotto la riga delle intestazioni sono presenti tre Campi: il primo permette di cercare una Fattura per Numero, il secondo è una casella a discesa che permette di impostare un Filtro sul Fornitore, infine un campo che permette la ricerca per numero di Id (assegnato automaticamente da NewS). Per rimuovere il filtro, utilizzare il pulsante in basso a sinistra nella maschera.

I documenti sono ordinati per data (dalla più recente alla più vecchia). La scheda possiede questa barra dei pulsanti:

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Visualizzazione di un Documento Elettronico

Per visualizzare i dettagli di un Documento Elettronico è possibile fare clic sul pulsante con la matita in basso oppure premere il pulsante F8 oppure fare doppio clic sul numero di documento. Si apre una finestra di consultazione composta da una intestazione ed un corpo. L’intestazione contiene i dati identificativi del Documento ed alcune informazioni aggiuntive, il Corpo il dettaglio della merce o delle prestazioni:

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Nell’Intestazione sono presenti Tab che permettono la consultazione delle varie sezioni della Fattura Elettronica.

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Righe di Descrizione

In questa sezione compaiono le righe di descrizione delle prestazioni o della merce fornita, complete degli importi.

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Se sulla riga di descrizione si preme il pulsante F8 oppure si esegue un doppio click si apre una finestra dove si possono visualizzare le informazioni complete della riga.

Gestione degli Allegati

In alcuni casi alla Fattura Elettronica vengono aggiunti documenti in forma di Allegati. La Tab Allegati permette la gestione e l’estrazione di questi documenti:

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per estrarre il file allegato alla fattura elettronica:

  • fare clic sulla riga desiderata
  • poi fare clic sul pulsante a forma di cartellina

News estrae il file nella cartella c:\newsdb\fattele assegnando il nome in base ai parametri del trasmittente:

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Stampe

E’ possibile stampare una copia cartacea in formato commerciale del Documento con il pulsante in basso a sinistra della finestra. L’anteprima di stampa carica anche una copia in Pdf del documento nell’Archivio di Conservazione.

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Il pulsante di Stampa sulla Barra degli Strumenti mostra invece l’elenco delle Fatture in Archivio; l’elenco tiene conto dell’eventuale impostazione di filtri.

Visualizzazione della Fattura con il Foglio Stile

Il pulsante:

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visualizza la Fattura attraverso il Foglio di Stile di SDI:

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con il tasto destro del Mouse si apre un Menu contestuale che, tra le varie opzioni, permette anche la stampa del documento.

Gestione degli Allegati per la conservazione

Alla destra della riga del documento compare un simbolo a forma di graffetta con un numero tra parentesi.

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Con un doppio clic sulla graffetta si apre la maschera di gestione degli allegati per la conservazione:

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Questi file saranno inclusi nella generazione dell’Archivio di Conservazione che a norma di legge deve essere conservato per 10 anni. Si noti che:

  • quando si importa un file p7m vengono allegati automaticamente il p7m ed il file xml corrispondente
  • quando si importa un file xml viene allegato il file stesso
  • quando si esegue una anteprima di stampa del documento viene allegata una copia pdf dell’anteprima

Trasferimento dei Dati in Contabilità

Per trasferire i dati della Fattura in Contabilità è necessario aggiungere al documento alcune informazioni. Innanzi tutto la Causale Contabile da utilizzare:

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poi è necessario associare le tipologie di Iva presenti nel documento con la Tabella delle Aliquote presente in Archivio:

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A questo punto basta fare click sul pulsante della barra in basso:

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e confermare l’operazione. Se l’anagrafica non è presente, sarà aggiunta automaticamente all’Archivio. Si apre in modifica il movimento contabile appena generato:

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per permettere ulteriori integrazioni e modifiche. La pressione del pulsante verde memorizza il movimento.

Le fatture già passate in contabilità hanno la spunta sulla destra nell’elenco. Però è possibile rieseguire l’operazione se necessario.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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