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Category: Primo Piano

Conservazione delle Fatture Elettroniche in Standard SinCRO

Lo standard SinCRO (Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali – UNI 11386:2010) è lo standard nazionale riguardante la struttura dell’insieme dei dati a supporto del processo di conservazione sostitutiva dei Documenti Informatici (che comprendono le Fatture Elettroniche). Le specifiche tecniche sono descritte nel DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 3 dicembre 2013, esattamente all’Allegato 4.
Non è nostra intenzione spiegare nel dettaglio le struttura tecnica di un Pacchetto di Archiviazione: chi è interessato può consultare l’allegato citato. Piuttosto cercheremo di capire su quali criteri si basa e perché questo standard garantisce l’integrità e la non modificabilità dei documenti archiviati.

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Scissione dei Pagamenti (Split Payment) anche per i Professionisti

Dall’1 luglio 2017 il meccanismo della scissione dei pagamenti dell’IVA (c.d. Split Payment), già contestato dal mondo dell’imprenditoria, si applicherà anche ai liberi professionisti (i quali, in prima istanza, erano stati esclusi perché soggetti alla ritenuta di acconto) per le fatture emesse dalla stessa data.

Lo ha previsto il decreto-legge 24 aprile n. 50 (c.d. Manovrina fiscale) recante “Disposizioni urgenti in materia finanziaria, iniziative a favore degli enti territoriali, ulteriori interventi per le zone colpite da eventi sismici e misure per lo sviluppo”.

Nella emissione delle Fatture Elettroniche con il nostro software, dunque, i Professionisti dall’ 1 Luglio 2017 dovranno seguire queste semplici indicazioni:

a) aggiungere (se non esiste) una aliquota Iva per la Scissione dei Pagamenti, come in figura:

image

 

b) aggiornare l’Aliquota Iva Contributi nella Scheda Azienda / Professionisti, come in Figura:

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c) selezionare, nel dettaglio della fattura, le opzioni per la Scissione dei Pagamenti, come in figura:

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Le versioni aggiornate dei nostri SW sono scaricabili dall’area di Download.

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Contabilità ed Iva per Cassa con NewS II

Con la Legge di Bilancio 2017 i commi 17-23 introducono il regime di cassa per i contribuenti in contabilità semplificata a partire dall’1.1.2017. Per tali soggetti il reddito d’impresa e il valore della produzione netta vengono determinati in ragione degli incassi e delle spese sostenute, in sostituzione dell’attuale criterio della competenza economica, che resterà in vigore soltanto per i soggetti che opteranno per la contabilità ordinaria. A partire dal 1° gennaio 2017, dunque, il criterio di cassa diventa “naturale” per le imprese minori in contabilità semplificata, applicandosi obbligatoriamente sia a quelle già in attività sia a quelle che la inizieranno nel corso del 2017.

In base alle disposizioni introdotte dalla legge di bilancio i soggetti in contabilità semplificata devono annotare cronologicamente, in un apposito registro, i ricavi percepiti indicando, per ciascun incasso:

  • il relativo importo
  • le generalità, l’indirizzo e il comune di residenza anagrafica del soggetto che effettua il pagamento
  • gli estremi della fattura o altro documento emesso.

In un diverso registro, poi, devono essere annotate cronologicamente, e con riferimento alla data di pagamento (in ossequio al principio di cassa), le spese sostenute nell’esercizio, fornendo le stesse informazioni previste per i ricavi.

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Carta del Docente e Fattura Elettronica

image_miniPer ottenere il pagamento dei buoni di spesa validati, l’esercente o l’ente di formazione deve provvedere a emettere corrispondenti fatture elettroniche nei confronti della pubblica amministrazione usando la piattaforma di fatturazione elettronica della PA.

Nella fattura elettronica vanno indicati, a livello di riga, la Tipologia di Codice articolo (valorizzata a CARTADELDOCENTE) ed il Valore del Codice Articolo (valorizzato al Codice Identificativo del Buono).

Nei Software NewS Personal Fattura Elettronica e NewS Pro Fattura Elettronica è possibile immettere questi due valori con le modalità che seguono.

a) nel corpo fattura posizionarsi sulla riga contenente l’articolo acquistato e premere F8

carta01

b) nei campi del dettaglio riga immettere i valori richiesti

CARTA02

Il file xml generato conterrà i valori corretti per l’invio della Fattura Elettronica al MIUR.

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Conservazione della PEC (Posta Elettronica Certificata) ai fini legali

In questo articolo vedremo che conservare “a norma” i messaggi di PEC (Posta Elettronica Certificata) in modo che conservino il loro valore legale è estremamente semplice. Basta infatti:

  • per i messaggi inviati, salvare in una cartella la RICEVUTA DI CONSEGNA in formato eml
  • per i messaggi ricevuti, salvare in una cartella il MESSAGGIO stesso in formato eml

La PEC

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento di comunicazione informatico simile alla Posta Elettronica che tutti conosciamo, ma che garantisce maggiore sicurezza oltre che un sistema di inoltro e ricezione certificato che la rende utilizzabile per scopi legali. Definita per la prima volta nel Codice per l’Amministrazione Digitale (prima stesura 2005) ne è stato progressivamente ampliato l’utilizzo con l’obiettivo di semplificare e dematerializzare la comunicazione tra cittadini, imprese e Pubblica Amministrazione.

Attualmente l’indirizzo PEC è obbligatorio per i Professionisti, le Imprese e la PA. Infatti esiste un Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC) che è possibile consultare per conoscere la PEC di Imprese e Professionisti (https://www.inipec.gov.it/). Per la Pubblica Amministrazione abbiamo invece l’IPA (http://indicepa.gov.it/documentale/index.php) dove è possibile cercare e trovare tutti i dati essenziali per ogni singola unità operativa.

Valore Legale della PEC

Dal punto di vista legale, la PEC è assimilabile ad una Raccomandata con ricevuta di ritorno cartacea inviata tramite Posta. Infatti nel citato Codice per l’Amministrazione Digitale si legge:

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Conservazione delle Fatture Elettroniche – I chiarimenti dell’Agenzia

Con la RISOLUZIONE N. 81/E del 25 Settembre 2015 l’Agenzia delle Entrate chiarisce alcuni aspetti riguardanti la conservazione delle Fatture Elettroniche per la Pubblica Amministrazione. Esaminiamo in dettaglio i punti principali della risoluzione.

Innanzi tutto l’ADE ribadisce che le Fatture Elettroniche vanno conservate secondo le regole del D.M. 17 giugno 2014 recante “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005”, come da noi sostenuto in più di una occasione. La risoluzione poi indica come specificare, in dichiarazione dei redditi, che sono state emesse fatture elettroniche durante il periodo di imposta.

La parte più interessante, però, è quella in cui si precisa che il conservatore (eventuale) delle Fatture Elettroniche NON è il Depositario delle scritture contabili. Questo implica che lo stesso conservatore NON va indicato nel modello AA9/11, contrariamente a quanto sinora sostenuto da molti “conservatori” (pro domo loro). Questo implica anche che il Contribuente è l’unico responsabile della conservazione e della esibizione delle Fatture Elettroniche presso la propria sede o presso il Depositario delle Scritture Contabili delegato (che, ripetiamo, non è il conservatore ma spesso, ad esempio, il commercialista).
Quindi il contribuente deve garantire che “In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto”. Se il contribuente conserva le Fatture presso terzi ed il giorno della verifica, ad esempio, non funziona il collegamento internet i documenti risulteranno non esibiti (meditate, gente, meditate). La soluzione migliore, quindi, rimane secondo noi conservare da se le Fatture Elettroniche con un semplice software come NewS Archivia Fatture PA.

Riportiamo di seguito la parte essenziale della risoluzione:

Ciò premesso, il concetto di “conservazione” delle scritture contabili cui il D.P.R. n. 633 del 1972 e i relativi modelli in uso fanno riferimento – in origine riferito ai soli documenti cartacei e, quindi, sostanzialmente coincidente con il concetto di “deposito” – deve necessariamente tenere conto del processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti.
In tale processo, infatti, il conservatore è il soggetto, definito dal CAD e riportato nel manuale di conservazione, il quale opera solo il processo di “conservazione elettronica” dei documenti fiscali. Questi può, peraltro, coincidere con il contribuente, oppure può assumere la veste del depositario (ossia di colui che gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali,assume specifiche responsabilità), o può essere un soggetto terzo. In tale ultima ipotesi, oggetto della presente istanza, poiché il conservatore (“elettronico”) non è il depositario delle scritture, il contribuente non è tenuto a farne comunicazione mediante il modello AA9/11 (essendo, in ogni caso, gli estremi identificativi del conservatore riportati obbligatoriamente nel manuale della conservazione), nel presupposto che, in caso di accesso, i verificatori siano messi in condizione di visionare e acquisire direttamente, presso la sede del contribuente ovvero del “depositario” delle scritture contabili, la documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l’autenticità ed integrità delle fatture, al fine di verificarne la corretta conservazione.
Va da sé che la mancata esibizione dei documenti sopra richiamati comporta gli effetti previsti dagli articoli 39 del D.P.R. n. 600 del 1973 e 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.

 

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Chi deve firmare la Fattura Elettronica?

La Legge 244/2007, modificata dal Decreto Legislativo 201 del 2011, ha istituito l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (articolo 1, commi 209-214). Dal 30 Marzo 2015 l’obbligo di Fatturazione Elettronica è stato esteso a praticamente tutte le Pubbliche Amministrazioni. Questo comporta una serie di oneri per l’emittente (compilazione del documento in formato xml, firma elettronica qualificata, invio al sistema di interscambio, conservazione sostitutiva) che hanno indotto molti Fornitori della PA a rivolgersi a servizi “chiavi in mano” che promettono l’assolvimento di tutti gli obblighi a costi, a volte, tutt’altro che economici (sia attraverso portali internet che, più tradizionalmente, attraverso la trasmissione di dati cartacei). Le conseguenze di questa scelta, però, sono a volte sottovalutati e possono esporre a gravi rischi.

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Manuale di Conservazione Fattura Elettronica

Il Manuale di Conservazione per l’Archiviazione delle Fatture Elettroniche per i Gestionali NewS è disponibile qui:

Manuale di Conservazione (Pdf)

 
Il manuale e la procedura di conservazione sono conformi all’Articolo 2 Comma 2 del DECRETO 17 giugno 2014 del Ministero dell’Economia (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005):

2. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità, e utilizzano i formati previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dai decreti emanati ai sensi dell’art. 71 del predetto decreto legislativo ovvero utilizzano i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.

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Conservazione Sostitutiva delle Fatture Elettroniche

I Gestionali NewS sono stati aggiornati in modo da garantire la possibilità di Conservazione Sostitutiva delle Fatture Elettroniche per la Pubblica Amministrazione attraverso la generazione del Pacchetto di Archiviazione. Queste guide in Pdf:

Guida alla Conservazione con i Gestionali NewS (Pdf)

Manuale di Conservazione per i Gestionali NewS (Pdf)

spiegano nel dettaglio le procedure da seguire. Per approfondimenti si possono consultare anche i post:

La conservazione delle Fatture Elettroniche con i Gestionali NewS

Ancora sulla Conservazione delle Fatture Elettroniche

Fattura Elettronica e Conservazione: le ultime novità

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Scadenze confermate per la Fattura Elettronica

Con la Circolare 1/DF del 9 marzo 2015 il Ministero delle finanze ha confermato la scadenza al 31 Marzo 2015 per l’avvio della Fatturazione Elettronica verso le Amministrazioni Pubbliche che erano fino ad ora escluse (Comuni, Enti Locali etc.). Le amministrazioni coinvolte sono meglio specificate nella Tabella 1:

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e le date di entrata in vigore de3lla Fatturazione Elettronica riassunte nella Tabella 2:

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Comparativa delle funzionalità dei nostri  prodotti per la Fattura Elettronica Pubblica Amministrazione

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