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Archivio Categoria: Primo Piano

Conservazione della PEC (Posta Elettronica Certificata) ai fini legali

In questo articolo vedremo che conservare “a norma” i messaggi di PEC (Posta Elettronica Certificata) in modo che conservino il loro valore legale è estremamente semplice. Basta infatti:

  • per i messaggi inviati, salvare in una cartella la RICEVUTA DI CONSEGNA in formato eml
  • per i messaggi ricevuti, salvare in una cartella il MESSAGGIO stesso in formato eml

La PEC

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento di comunicazione informatico simile alla Posta Elettronica che tutti conosciamo, ma che garantisce maggiore sicurezza oltre che un sistema di inoltro e ricezione certificato che la rende utilizzabile per scopi legali. Definita per la prima volta nel Codice per l’Amministrazione Digitale (prima stesura 2005) ne è stato progressivamente ampliato l’utilizzo con l’obiettivo di semplificare e dematerializzare la comunicazione tra cittadini, imprese e Pubblica Amministrazione.

Attualmente l’indirizzo PEC è obbligatorio per i Professionisti, le Imprese e la PA. Infatti esiste un Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC) che è possibile consultare per conoscere la PEC di Imprese e Professionisti (https://www.inipec.gov.it/). Per la Pubblica Amministrazione abbiamo invece l’IPA (http://indicepa.gov.it/documentale/index.php) dove è possibile cercare e trovare tutti i dati essenziali per ogni singola unità operativa.

Valore Legale della PEC

Dal punto di vista legale, la PEC è assimilabile ad una Raccomandata con ricevuta di ritorno cartacea inviata tramite Posta. Infatti nel citato Codice per l’Amministrazione Digitale si legge:

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Conservazione delle Fatture Elettroniche – I chiarimenti dell’Agenzia

Con la RISOLUZIONE N. 81/E del 25 Settembre 2015 l’Agenzia delle Entrate chiarisce alcuni aspetti riguardanti la conservazione delle Fatture Elettroniche per la Pubblica Amministrazione. Esaminiamo in dettaglio i punti principali della risoluzione.

Innanzi tutto l’ADE ribadisce che le Fatture Elettroniche vanno conservate secondo le regole del D.M. 17 giugno 2014 recante “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005”, come da noi sostenuto in più di una occasione. La risoluzione poi indica come specificare, in dichiarazione dei redditi, che sono state emesse fatture elettroniche durante il periodo di imposta.

La parte più interessante, però, è quella in cui si precisa che il conservatore (eventuale) delle Fatture Elettroniche NON è il Depositario delle scritture contabili. Questo implica che lo stesso conservatore NON va indicato nel modello AA9/11, contrariamente a quanto sinora sostenuto da molti “conservatori” (pro domo loro). Questo implica anche che il Contribuente è l’unico responsabile della conservazione e della esibizione delle Fatture Elettroniche presso la propria sede o presso il Depositario delle Scritture Contabili delegato (che, ripetiamo, non è il conservatore ma spesso, ad esempio, il commercialista).
Quindi il contribuente deve garantire che “In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto”. Se il contribuente conserva le Fatture presso terzi ed il giorno della verifica, ad esempio, non funziona il collegamento internet i documenti risulteranno non esibiti (meditate, gente, meditate). La soluzione migliore, quindi, rimane secondo noi conservare da se le Fatture Elettroniche con un semplice software come NewS Archivia Fatture PA.

Riportiamo di seguito la parte essenziale della risoluzione:

Ciò premesso, il concetto di “conservazione” delle scritture contabili cui il D.P.R. n. 633 del 1972 e i relativi modelli in uso fanno riferimento – in origine riferito ai soli documenti cartacei e, quindi, sostanzialmente coincidente con il concetto di “deposito” – deve necessariamente tenere conto del processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti.
In tale processo, infatti, il conservatore è il soggetto, definito dal CAD e riportato nel manuale di conservazione, il quale opera solo il processo di “conservazione elettronica” dei documenti fiscali. Questi può, peraltro, coincidere con il contribuente, oppure può assumere la veste del depositario (ossia di colui che gestisce la contabilità e che, ai fini fiscali,assume specifiche responsabilità), o può essere un soggetto terzo. In tale ultima ipotesi, oggetto della presente istanza, poiché il conservatore (“elettronico”) non è il depositario delle scritture, il contribuente non è tenuto a farne comunicazione mediante il modello AA9/11 (essendo, in ogni caso, gli estremi identificativi del conservatore riportati obbligatoriamente nel manuale della conservazione), nel presupposto che, in caso di accesso, i verificatori siano messi in condizione di visionare e acquisire direttamente, presso la sede del contribuente ovvero del “depositario” delle scritture contabili, la documentazione fiscale, compresa quella che garantisce l’autenticità ed integrità delle fatture, al fine di verificarne la corretta conservazione.
Va da sé che la mancata esibizione dei documenti sopra richiamati comporta gli effetti previsti dagli articoli 39 del D.P.R. n. 600 del 1973 e 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.

 

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Chi deve firmare la Fattura Elettronica?

La Legge 244/2007, modificata dal Decreto Legislativo 201 del 2011, ha istituito l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (articolo 1, commi 209-214). Dal 30 Marzo 2015 l’obbligo di Fatturazione Elettronica è stato esteso a praticamente tutte le Pubbliche Amministrazioni. Questo comporta una serie di oneri per l’emittente (compilazione del documento in formato xml, firma elettronica qualificata, invio al sistema di interscambio, conservazione sostitutiva) che hanno indotto molti Fornitori della PA a rivolgersi a servizi “chiavi in mano” che promettono l’assolvimento di tutti gli obblighi a costi, a volte, tutt’altro che economici (sia attraverso portali internet che, più tradizionalmente, attraverso la trasmissione di dati cartacei). Le conseguenze di questa scelta, però, sono a volte sottovalutati e possono esporre a gravi rischi.

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Manuale di Conservazione Fattura Elettronica

Il Manuale di Conservazione per l’Archiviazione delle Fatture Elettroniche per i Gestionali NewS è disponibile qui:

Manuale di Conservazione (Pdf)

 
Il manuale e la procedura di conservazione sono conformi all’Articolo 2 Comma 2 del DECRETO 17 giugno 2014 del Ministero dell’Economia (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005):

2. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità, e utilizzano i formati previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dai decreti emanati ai sensi dell’art. 71 del predetto decreto legislativo ovvero utilizzano i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.

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Conservazione Sostitutiva delle Fatture Elettroniche

I Gestionali NewS sono stati aggiornati in modo da garantire la possibilità di Conservazione Sostitutiva delle Fatture Elettroniche per la Pubblica Amministrazione attraverso la generazione del Pacchetto di Archiviazione. Queste guide in Pdf:

Guida alla Conservazione con i Gestionali NewS (Pdf)

Manuale di Conservazione per i Gestionali NewS (Pdf)

spiegano nel dettaglio le procedure da seguire. Per approfondimenti si possono consultare anche i post:

La conservazione delle Fatture Elettroniche con i Gestionali NewS

Ancora sulla Conservazione delle Fatture Elettroniche

Fattura Elettronica e Conservazione: le ultime novità

Permalink link a questo articolo: http://www.softcombn.com/nfree/2015/04/conservazione-sostitutiva-delle-fatture-elettroniche/

Scadenze confermate per la Fattura Elettronica

Con la Circolare 1/DF del 9 marzo 2015 il Ministero delle finanze ha confermato la scadenza al 31 Marzo 2015 per l’avvio della Fatturazione Elettronica verso le Amministrazioni Pubbliche che erano fino ad ora escluse (Comuni, Enti Locali etc.). Le amministrazioni coinvolte sono meglio specificate nella Tabella 1:

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e le date di entrata in vigore de3lla Fatturazione Elettronica riassunte nella Tabella 2:

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Comparativa delle funzionalità dei nostri  prodotti per la Fattura Elettronica Pubblica Amministrazione

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La conservazione delle Fatture Elettroniche con i Gestionali NewS

Guida alla Conservazione  con i Gestionali NewS (Pdf)

In un altro articolo abbiamo esaminato in dettaglio la normativa attuale relativa alla conservazione delle Fatture Elettroniche. Nel DECRETO 17 giugno 2014 del Ministero dell’Economia (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005) si legge, all’articolo Art. 2 comma 2 (Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie):

2. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità, e utilizzano i formati previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dai decreti emanati ai sensi dell’art. 71 del predetto decreto legislativo ovvero utilizzano i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.

ed all’Art. 3 (Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale):

1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie competenti Agenzie fiscali.
2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Quindi:

  • il responsabile della conservazione può scegliere il formato dell’archivio secondo le proprie esigenze, motivandone la scelta
  • nel pacchetto di conservazione devono essere previste funzioni di ricerca per alcuni parametri, oltre alle funzionalità di estrazione e stampa delle informazioni conservate
  • Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione
  • il termine ultimo per la generazione del pacchetto di archiviazione è entro l’anno successivo a quello di emissione delle fatture

In sostanza:

  1. vanno conservati i file .p7m cioè le fatture elettroniche firmate ed accettate dal Sistema di Interscambio e dall’Amministrazione ricevente
  2. prima della scadenza dei termini di conservazione l’emittente deve garantire l’accesso ai file attraverso un sistema di ricerca, di estrazione e di stampa delle informazioni rilevanti ai fini fiscali
  3. entro la scadenza dei termini di conservazione i file delle fatture relative ad un esercizio fiscale vanno aggregate in un file che garantisca un sistema di ricerca, di estrazione e di stampa delle informazioni rilevanti ai fini fiscali; il file va firmato e va apposta una marca temporale; il file stesso va poi conservato per dieci anni ed esibito in caso di controlli

per garantire le funzionalità del punto 2, nei gestionali NewS è necessario associare il file di fattura firmato ai dati fiscali della fattura emessa. Per questo motivo, sulla riga fattura è presente un pulsante a forma di graffetta:

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Con un doppio click sul pulsante si apre una finestra che permette l’aggiunta di uno o più file:

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si seleziona quindi il file .p7m della fattura elettronica attraverso una finestra di scelta file (il file .p7m dovrebbe essere nella cartella c:\newsdb\fattele):

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in questo modo il file di fattura elettronica firmato viene associato alle informazioni fiscali del documento, e se ne garantisce la ricerca, l’estrazione e la stampa (requisiti del punto 2) prima della scadenza dei termini di conservazione. Ricordiamo che per le Fatture emesse nel 2014 i termini per la conservazione scadono il 31 Dicembre 2015. Volendo è possibile allegare anche la ricevuta del sistema di interscambio in formato eml.

Generazione del Pacchetto di Archiviazione

Con la Voce di Menu Servizio → Conservazione Sostitutiva si apre la Maschera:

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L’utente deve specificare l’anno a cui fa riferimento la conservazione. Si raccomanda di controllare che, per ogni fattura emessa nell’anno, sia stato correttamente allegato almeno il file p7m. L’esecuzione della procedura crea un file in formato accde:

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nella cartella c:\newsdb\fattele, con nome CO_codicefiscale_anno.accde. A questo file deve essere applicata una firma elettronica ed una marca temporale (diverrà dunque CO_codicefiscale_anno.accde.p7m). Il file firmato dovrà essere conservato per dieci anni su un supporto a scelta dell’utente (CD, DVD, chiavetta, hard disk, sistemi cloud) ed esibito a richiesta in caso di controlli.

Per la struttura ed il funzionamento del file del pacchetto di archiviazione si può fare riferimento al Manuale della Conservazione disponibile sul nostro sito.

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Ancora sulla Conservazione delle Fatture Elettroniche

In un nostro precedente Articolo (Fattura Elettronica e Conservazione: le ultime novità) abbiamo sostenuto che le regole tecniche per la conservazione sostitutiva delle Fatture Elettroniche per la Pubblica Amministrazione sono assai più semplici di quello che vogliono farci credere. Questa affermazione pare non essere condivisa da tutti. In questo articolo esamineremo quali sono le regole tecniche di conservazione che si applicano (ad oggi) alla Fattura Elettronica PA.

Per cominciare, al paragrafo 1.5 della Circolare dell’Agenzia delle Entrate n.ro 18/E  del 24 Giugno 2014 si legge:

le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’Economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)…

L’articolo 21 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, si occupa di “Documento Informatico sottoscritto da Firma Elettronica” (quindi anche la Fattura Elettronica per la Pubblica Amministrazione) e recita:

5. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con uno o più decreti del Ministro dell’economia e delle finanze, sentito il Ministro delegato per l’innovazione e le tecnologie.

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NewS II e lo Split Payment

Con il nuovo meccanismo dello split payment (scissione del pagamento), introdotto dalla Legge di Stabilità 2015, si traslano gli obblighi di versamento dell’imposta, nei rapporti con gli enti pubblici dal soggetto cedente/prestatore all’ente pubblico; quest’ultimo, in luogo di corrispondere l’IVA al soggetto fornitore, la verserà direttamente all’Erario, secondo modalità e termini fissati con decreto del ministro dell’economia di prossima emanazione. Le uniche operazioni escluse dal nuovo meccanismo sono quelle per le quali l’ente pubblico è debitore d’imposta in quanto soggetto agli obblighi di reverse charge e, inoltre, i compensi per prestazioni di servizi assoggettati a ritenute alla fonte a titolo di imposta sul reddito (quindi tutti i Professionisti).

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Fattura Elettronica: dal 2 Febbraio 2015 solo in formato 1.1

Come riporta il sito di FatturaPA, dalle 0.00 del 31 gennaio 2015 alle 23.59 del 1 febbraio 2015, il Sistema di interscambio sospenderà la ricezione dei file fattura. Tale sospensione si rende necessaria per favorire i sistemi riceventi al passaggio di gestione della nuova versione del tracciato xml della fattura PA. L’attività di ricezione delle fatture riprenderà regolarmente alle 0.00 del 2 febbraio, data a partire dalla quale il Sistema di interscambio gestirà solo fatture rappresentate secondo la versione 1.1 del tracciato.

Per le Fatture emesse con i nostri gestionali, quindi, dal 1 Febbraio 2015 è indispensabile selezionare questo formato nella schermata Parametri di tutte le Aziende, come in Figura (per NewS Personal e NewS Pro) :

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E come in figura per NewS Free Fattura PA:

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